La capacidad de gestión llama a la puerta

La mejora de los sistemas de información y la conectividad han provocado la confianza de los usuarios que han tomado el control en la descarga de Apps, sistemas de gestión y a la realización de inversiones para sus infraestructuras

La capacidad de gestión llama a la puerta

Vistos los resultados de algunos proyectos implantados en Administración Electrónica en las Administraciones Públicas, el certificado digital, firma digital y la posibilidad de almacenar los expedientes en sencillas herramientas de gestión por parte de la mayor parte de organismos ha llevado a pensar que estamos ante un cambio definitivo en las relaciones entre empresas e instituciones, así como entre las personas con respecto a las distintas obligaciones que tenemos que cumplir todos los años. Por otro lado, están los programas y aplicaciones ya diseñados, sin dejar de lado los sistemas que aparecen creados por los usuarios, sociedades y colectivos que desean introducir una innovación en un mercado que no ha sido saturado. De esta manera, la tendencia de ideas o proyectos como Kolab.org nos lleva a la posibilidad de trabajar en servidores, montar la solución en cuestión de horas y empezar a trabajar en un entorno donde se agilizan las comunicaciones y actualizaciones de los grupos de trabajo. Quizás hay que analizar una serie de prestaciones, pero nos adentramos en una serie de programas, sistemas y aplicaciones de valor para saber cómo gestionar, almacenar, compartir y distribuir los procesos productivos de una estructura organizativa. En este aspecto, el tenerlo todo junto hace que pongamos la mirada en entornos como Bitrix24 dependiendo del número de trabajadores, almacenamiento, herramientas de uso (social network, tareas y proyectos, chat, videoconferencias, calendario, email, CRM) y optimización de resultados.

En la gestión de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) nos encontramos con una serie de objetivos concretos para poder llevar un trabajo en equipo, mejorar la productividad, los procesos y las metas, por lo que estamos introduciendo un nuevo canal de comunicación, así como una serie de elementos en un esquema que ha modificado todas las estructuras ya conocidas: mensaje, interlocutor, emisor, receptor, situación, contexto, etc.

Las reuniones de trabajo, el liderazgo, la exposición de hechos y los debates se hacen de una manera cómoda por medio de los sistemas de información en la nube, que han aprovechado la oportunidad de ser competitivos en el mercado por cuestión de precio, usuario y ofertar una serie de funciones de cara a las pequeñas, medianas y grandes estructuras. La gestión del equipo requiere un análisis de recursos humanos, por lo que quizás con un ejercicio práctico podemos realizar una serie de ajustes acerca de los distintos roles y asumir una serie de tareas con respecto a la valía de cada profesional, para realizar la pertinente estructura y repartir las tareas, funciones y responsabilidades. Recordemos que en un equipo de trabajo nos encontramos con distintas figuras:

El moderador: coordina, orienta, motiva y controla a otros integrantes;
El colaborador: secunda, complementa, apoya, sustenta y respalda la labor de todo el equipo, especialmente del moderador o jefe;
El creativo: sugiere, innova, crea y propone nuevas cosas y nuevas formas de hacerlas;
El relacionista: cuida todo lo que tiene que ver con la armonía tanto entre los integrantes del equipo, como con las personas ajenas a él;
El evaluador: es el crítico, el que vuelve a centrar al equipo cuando éste se dispersa y evalúa tanto los resultados como los procedimientos.

Superado el reparto de roles, será la persona y responsable asignada para establecer las tecnologías que emplearemos para sacar el trabajo acordado, así como el protocolo de comunicación interno para realizar los debates y resolver las dudas, la selección de la herramienta para ejecutar el proyecto y los días que se evaluarán las acciones establecidas en el Plan de Trabajo y en la Hoja de Ruta acordada.

Asimismo, la verificación de un sistema escalable, sólido, eficiente y estable para llevar a cabo las reuniones a distancia debe de ser el motor para compartir el día a día de todos los procesos, al margen de dejarlo en la plataforma para hacer el seguimiento y su correspondiente valoración. Las Administraciones Públicas, por medio del portal de Administración Electrónica, ofrecen soluciones de cara a la Administración central, autonómica y local, por lo que estamos ante un escenario donde la nube, concepto que apareció en el 2011 de forma más popular en los medios de comunicación, ha crecido gracias a una nueva manera de trabajar (DNI electrónico, firma digital, certificado electrónico, etc).

A continuación, os dejamos una serie de herramientas de interés para conocer las últimas novedades de cara al uso de aplicaciones en un entorno doméstico, profesional o para la creación de grupos de trabajo en estructuras organizativas:

-Kolab.org:

http://kolab.org/

https://kolabenterprise.com/try

-CRM:

https://getbase.com/#signup

-Expensify:

https://www.expensify.com/

-Assembla:

https://www.assembla.com/home

-Bitrix24:

https://www.bitrix24.com/

-Producteev: realización de las tareas desde Outlook.